GENBATON導入で現場はこう変わる！
ご活用ガイド1
進捗管理・関係者とのやり取りなど、これまで用途ごとに使い分けていたツールをGENBATONに集約することで、図面管理業務を効率化し、情報の分散や二重管理を防ぎます。
図面の進捗管理、承認の履歴、関係者への連絡などが別々のツールで実施されているため、図面の最新状況を確認するには複数のツールを行き来する必要がある状態になる場合がある。
図面に関する確認事項や依頼内容が、メールやチャット、会議メモなどに分散しているため、過去のやり取りが埋もれやすく、後から経緯や判断理由を確認するのに時間がかかる。
図面ごとのステータスをGENBATON上で一覧管理できるため、関係者全員が同じ画面で進捗状況を確認することで関係者間の認識ずれを防ぎます。
各図面にクラウドストレージの保管先リンクを登録し、GENBATONから必要な図面ファイルへすぐにアクセスできます。複数のツールを探し回る手間を減らし、確認作業を効率化します。
図面ごとに確認事項や連絡事項をコメントとして記録できるため、やり取りの履歴を後から簡単に確認できます。
施工図や設計図の情報をGENBATONに登録します。
図面名、承認期限、担当者などを設定し、一覧で確認できる状態にします。
各図面の保管先のリンク（クラウドストレージのURL）を登録します。
図面ごとに回覧機能を利用して確認・承認を進めます。
回覧状況や図面ごとのステータスは一覧画面に反映されるため、関係者が最新の進捗を確認できます。
確認事項や依頼事項がある場合は、図面ごとのコメント欄に記録します。必要に応じて担当者をメンションし、確認依頼や対応依頼を行います。
過去の対応内容を確認したい場合は、図面の詳細画面からコメントの履歴を確認します。
ご活用ガイド2
GENBATONで書類タスクや進捗を見える化し、管理者が遠隔から状況を把握することで、タスク遅延の早期発見と適切なフォローを実現します。
各現場の書類や進捗状況が現場内で管理されている場合、フォローする本社や支店の管理者が遠隔でリアルタイムに状況を把握しづらい状態になる。
現場ごとに独自の一覧表など、異なる形式で管理している場合、横断的に状況を把握することが難しい場合があります。
承認期限や作成期限が近い書類・図面を一覧で確認できるため、対応が必要なタスクを早い段階で把握できます。
遅れが工事全体に影響する前に、管理者から現場へ適切なフォローを行えます。
現場ごとに異なる管理フォーマットを確認する必要がなくなり、管轄現場の状況をGENBATON上で横断的に把握できます。
情報収集や確認作業の手間を減らし、管理者の業務効率化につながります。
本社・支店の管理者がGENBATONにログインし、管轄している現場の状況を確認します。
トップページで、各現場の書類・図面作成状況や本支店向け回覧状況を一覧で確認します。
期限が近いタスクや未承認のタスクがある現場を把握できます。
遅延しているタスクが多い現場については、現場ごとの管理画面を開き、詳細を確認します。
優先的にフォローすべき書類や期限などを把握します。
現場との打合せの際には、事前に把握した情報をもとに、遅延理由や今後の対応を確認します。
必要に応じて、本社や支店側での支援や業務代替につなげます。
ご活用ガイド3
各現場で利用している独自のExcel管理表をGENBATONへ移行することで、複雑な関数やマクロに依存した管理から脱却します。特定の担当者の知識や手作業に頼っていた管理表のメンテナンス業務を削減し、誰でも運用しやすい管理体制を実現します。
現場ごとに独自の施工図管理表を利用している場合、管理項目や運用ルールが統一されておらず、他現場や関係部署と同じ基準で進捗を確認しづらい状態になっている。
管理表の構成や設定が複雑なため、仕組みを理解して修正・運用できる人が限られており、変更や不具合対応が必要になった際にすぐ対応しづらい状態になっている。
現場ごとに異なっていた施工図管理表をGENBATONに移管することで、管理項目や進捗確認のルールを統一します。
設定変更や運用ルールの見直しが必要になった場合は、担当者個人の知識に依存しにくく、継続的に運用しやすい施工図管理を実現します。
本社管理者が、図面分類を設定します。
また、現場ごとに必要な入力項目がある場合は、各現場の運用に合わせて項目を追加できます。
各現場で管理が必要な施工図をGENBATONに登録します。
図面名や、担当者、予定日などの情報を登録することで、図面ごとの進捗状況を管理できるようになります。
承認や確認が必要な図面は、GENBATONの回覧機能を使って関係者へ確認依頼を行います。
GENBATON上で回覧を行うことで、提出日や返却日などの情報が自動で反映され、手入力による更新作業を減らせます。
一覧画面から、各図面の提出状況や返却状況、担当者、期限などを確認します。
関係者が同じ画面で進捗を確認できるため、図面の対応状況を把握しやすくなります。
ご活用ガイド4
各現場で作成した書類の保管先への導線をGENBATON上に集約することで、過去現場で作成した書類を次の現場でも参照しやすくし、書類作成業務の効率化につなげます。
現場ごとに書類が作成・保管されているため、他の現場で作成された書類がどこにあるのか分かりづらい状態になっている。
参考にできる書類を見つけ辛く1から作成することがある状態になっているなど、ナレッジが現場内に閉じやすい状態になっている。
過去の現場で作成した書類の保管先への導線をGENBATONに集約することで、担当者への個別の所在確認や必要ファイルを探す手間を削減します。
毎回1から書類を作成する手間を減らし、類似書類を参考にして書類作成の品質やスピードの向上につなげます。
本社管理者が、書類分類を設定します。
これにより、各現場が共通の書類分類体系に沿って、書類管理を開始できるようになります。
各現場で作成した書類について、GENBATONに保管先を登録・更新します。
保管先には、会社で利用しているクラウドストレージサービスのURLを登録します。
承認が必要な書類は回覧機能で承認依頼を行い、指摘があれば修正して保管先を最新版に更新します。
次の現場で類似書類を作成する際は、GENBATONから過去現場の書類保管先を確認します。
過去の書類を参考にすることで、書類作成の手戻りや重複作業を減らせます。
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